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Gestão de dados: o que é e como fazer da melhor forma?

A gestão de dados é uma estratégia que lida com a segurança e transparência das informações da SEDUC.

Fazer uma boa gestão de dados é uma estratégia fundamental para a secretaria. O conceito engloba todas as ferramentas voltadas à coleta, organização, transformação e distribuição das informações, mas de forma a torná-la algo relevante.

Atualmente, a informação é um ativo valioso para o negócio. Por isso, saber como fazer o gerenciamento de dados de forma adequada é tão importante.

Neste artigo, vamos falar em detalhes sobre esse assunto. Confira o que é a gestão de dados, em que ela se difere da gestão da informação, como colocá-la em prática e quais as vantagens.

Gestão de dados: o que é?

A gestão de dados é uma disciplina administrativa que reúne ferramentas, processos e metodologias voltadas para o trato de informações no dia a dia da secretari, de forma a garantir mais transparência e segurança, além de aprimorar a tomada de decisão.

A ideia é que a gestão de dados e informações garanta melhorias de ponta a ponta aos processos de coleta, armazenamento e utilização desses ativos. Assim, um dado simples pode se transformar em uma informação útil para tomada de decisão.

O Data Management Body of Knowledge (DMBoK), framework internacional que é uma referência no assunto, define a gestão de dados como:

“Função na organização que cuida do planejamento, controle e entrega de ativos de dados e de informação. Ela inclui as disciplinas do desenvolvimento, execução e supervisão de planos, políticas, programas, projetos, processos, práticas e procedimentos que controlam, protegem, distribuem e aperfeiçoam o valor dos ativos de dados e informações”.

Como ficou claro, esse tipo de gestão é fundamental para que as empresas lidem melhor com as informações – especialmente em um contexto de leis mais rígidas, como a LGPD.

Entenda a diferença entre gestão de dados e gestão da informação

Os conceitos de gestão de dados e gestão da informação acabam se confundindo, no dia a dia dos negócios. Mas é importante compreender suas diferenças, para que recebam tratamento adequado e com melhores resultados.

Os dados são a base inicial do processo que, com a gestão adequada, se transforma em informação e pode ser aplicada no planejamento de negócio. Um dado solto não diz nada. Já a informação pode fazer uma enorme diferença.

Apenas os dados não apresentam soluções para as demandas do negócio. Um exemplo: “a escola A matriculou X alunos” é um dado. Já a frase “a SEDUC matriculou X alunos nas escolas de tempo integral o no ano de 2023” é uma informação que ajuda a compreender a sua performance.

“Então por que gerenciar dados?”, você pode estar se perguntando. Essa estratégia é essencial, pois a boa organização dos dados coletados é que vai permitir transformá-los em dados e impulsionar melhorias contínuas.

A secretaria lida com o dado bruto e, ao inseri-lo em um contexto específico, consegue interpretá-lo e torná-lo parte de um determinado processo.

Todo órgão lida com dados, em um nível ou outro. Por isso, é necessário ficar de olho em sinais que apontam a demanda por uma gestão de dados mais eficientes, tais quais:

A secretraria captura um volume enorme de dados, mas eles não são convertidos em qualquer tipo de informação e acabam não representando nada para a gestão
Desenvolver relatórios é sempre um processo complexo, trabalhoso e sem padrão
Os dados não apresentam níveis de confiabilidade, demandando várias etapas manuais de checagem
A comunicação entre as áreas apresenta falhas e o compartilhamento de dados é pouco ou nada confiável
Os dados são provenientes de diferentes sistemas
Há vazamento de informações e problemas relacionados a ataques aos bancos de dados.

Vantagens de adotar a estratégia de gestão de dados

Você sabe mesmo qual a importância da gestão de dados? A principal vantagem de implementar uma estratégia mais organizada é a capacidade de melhorar os processos de tomada de decisão.

Todas as atividades da empresa passam a se basear em dados confiáveis, que podem ter a organização parametrizada de acordo com as necessidades do negócio.

Vale destacar ainda uma pesquisa do Serasa Experian em que mais de 90% dos entrevistados já consideram o uso de dados ao desenvolver o planejamento estratégico.

Isso significa que a gestão de dados não é apenas um diferencial competitivo, mas uma necessidade para as instituições do século 21, principalmente levando-se em conta a digitalização de atividades em todas as áreas da sociedade.

Princípios da gestão de dados

A gestão de dados se baseia em alguns princípios fundamentais. São eles:
A relevância dos dados, que se tornaram ativos de negócio
A qualidade dos dados, que precisam ser mensurados e passar por gestão adequada
A eficiência para capturar e disponibilizar informações
A gestão de risco, responsável por analisar criticidades e cumprimentos normativos
A federação, ou seja, a estrutura e escala
A possibilidade de gerir dados em colaboração
A inovação em técnicas de gestão
E a contextualização dos dados, para que eles virem informação.